Bei der Wahl eines passenden PDM-Systems fiel die Entscheidung schnell auf Autodesk Vault. Das lag zum einen daran, dass die ECT-KEMA mit Autodesk Inventor und Mechanical bereits mehrere Autodesk Lösungen nutzte, die optimal mit Vault kompatibel sind. „Zum anderen war Vault sehr kostengünstig und erfüllte die Anforderungen an ein schnelles, einfach zu bedienendes Verwaltungsprogramm voll und ganz“, so Simon. Vault wurde speziell entwickelt, um Konstrukteure bei der Dokumentation und Verwaltung ihrer Konstruktionsdaten zu unterstützen. Funktionen wie das zentrale Verzeichnis für Projektdaten oder die automatische Datenorganisation entlasten Mitarbeiter in der Konstruktion bei ihrer täglichen Arbeit.
Der Startschuss für das Projekt fiel im September 2017. In einem gemeinsamen Workshop wurden zunächst die Anforderungen, die abzubildenden Prozesse und der Zeitplan für die Datenzusammenführung festgelegt. Mithilfe eines Test-Vaults schnitt Cideon die Software auf die Bedürfnisse der ECT-KEMA zu. „Vault ist keine starre Software, sondern variabel programmierbar. So konnten wir die Anmerkungen und das Feedback der ECT-KEMA zur Testversion in der finalen Version berücksichtigen, in der wir schließlich die Daten zusammengeführt haben“, erklärt Lutz Göpfert, Account Manager bei Cideon.
Die Migration der Bestandsdaten in ein neues System ist immer einer der größten Knackpunkte bei der Implementierung eines PDMs, weiß Lutz Göpfert: „Deshalb haben wir genau darauf geachtet, wie wir die Dateien im neuen System ablegen sowie strukturieren und mit welchen Attributen und Werten wir sie versehen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter sie anschließend schnell wiederfinden und keine Daten verloren gehen.“ Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf der Revisionstabelle, die auf die vorhandenen Zeichnungen aktualisiert werden musste. „Das wurde bis dahin noch nicht einheitlich vorgenommen, so dass wir das noch einmal nachgearbeitet haben. Der Schritt war entscheidend, damit die Nachvollziehbarkeit in den Revisionen der Modelle und Zeichnungen anschließend gegeben ist“, erklärt Göpfert.
Damit die Konstrukteure der ECT-KEMA das volle Potenzial von Autodesk Vault nutzen konnten, veranstaltete Cideon Schulungen vor Ort. „Dabei ist der Schulungsleiter speziell auf unsere Rahmenbedingungen und Konstruktionsumgebung eingegangen“, so Simon. „Er hat uns z. B. gezielt im Umgang mit Vault im Zusammenspiel mit der Autodesk 3D-Software Inventor geschult, die bei uns im Einsatz ist.“
Acht Wochen nach dem ersten Workshop waren die Einführung von Autodesk Vault und die Zusammenführung der Daten abgeschlossen. „Von der einheitlichen Struktur und davon, dass alle gemeinsam Zugriff auf die Daten haben, haben wir stark profitiert“, erinnert sich der Projektleiter der ECT-KEMA. „Die Stärke von Vault ist, dass wir es intuitiv bedienen können. Unser Team hat kaum Einarbeitungszeit benötigt, um sich den Umgang anzueignen.“ Ein weiterer Pluspunkt: Mittels einer kostengünstigeren Autodesk Vault Office Lizenz können nicht nur die Konstrukteure, sondern auch die Mitarbeiter aus Einkauf und Fertigung gleichermaßen auf die Zeichnungs- und 3D-Daten zugreifen. „Auf diese Weise konnten wir alle Beteiligten in die Informationsprozesse einbinden“, so Simon weiter
2019 folgte dann in einem nächsten Schritt eine Erweiterung und Optimierung der Vault Standardversion mit der Cideon Toolbox. „Wir haben uns nochmals an Cideon gewandt, weil wir festgestellt haben, dass viele Prozesse – beispielsweise die Erstellung von PDF-Dateien der Zeichnungen – noch manuell abliefen und damit ein hohes Fehlerpotenzial boten“, erklärt Martin Simon. Daher sollten diese Schritte zukünftig automatisiert ablaufen. Genau für solche Fälle hat Cideon eine Toolbox für Vault entwickelt.
„Dabei handelt es sich um Add-ons für Autodesk Vault, die dessen Standard erweitern und die Arbeit mit der Software komfortabler, effizienter und leichter gestalten“, fasst Göpfert zusammen. Zu den Add-ons zählen beispielsweise die Funktionen „Musterordnerstruktur“, die Standardstrukturen kopiert, so dass sie sich als Vorlage für neue Projekte nutzen lassen, oder „Sammlung“, die auf Knopfdruck alle wichtigen und fertigungsrelevanten Dokumente über Baugruppen hinweg zusammenstellt und somit mühsames Zusammensuchen und Zeit spart.
Begeistert sind Martin Simon und die Konstrukteure der ECT-KEMA vor allem vom automatisierten Erstellen von PDFs, der Stempelfunktion und der Stückliste. Bis zur Einführung der Toolbox hatten die Konstrukteure die PDF-Dateien zu ihren Zeichnungen manuell erstellt und an Vertrieb oder Einkauf übergeben. „Die Erstellung der PDFs aus der Zeichnung funktioniert jetzt automatisch. Die Stempelfunktion versieht die Dokumente außerdem mit einem Hinweis zu Datum und dem aktuellen Status wie „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“.
So wird das doppelte Abspeichern der PDFs vermieden und alle Nutzer können den Bearbeitungsstand der dahinterstehenden Zeichnung direkt erkennen. Im Rahmen der Freigabe werden außerdem die verbauten Teile innerhalb einer Baugruppe automatisch ermittelt und in einer Stückliste zusammengefasst. Diese wird dann wiederum in das ERP-System der ECT-KEMA übertragen. „Früher mussten unsere Konstrukteure die Daten immer händisch in Excel-Tabellen einpflegen und die Stücklisten dann manuell in das ERP-System eintippen. Der Aufwand fällt durch die Toolbox komplett weg und der Einkauf erhält automatisch eine exakte Stückliste – mit allen wichtigen Informationen wie Anzahl oder Zeilennummer“, erzählt der ECT-KEMA Projektleiter.
Seit knapp drei Jahren läuft Autodesk Vault bei der ECT-KEMA. Die Cideon Toolbox ist seit etwa einem Jahr ergänzend im Einsatz. Die Bilanz fällt durchweg positiv aus: „Vault hat die optimale Basis geschaffen, um unsere Daten einheitlich zu strukturieren und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Toolbox hat durch die vielen hilfreichen Funktionalitäten und durch die automatisierten Prozesse noch einmal einen erheblichen Mehrwert hinzugefügt“, fasst Simon zusammen. Die Mitarbeiter können mit dem System revisionssicher arbeiten, so dass es nicht mehr zur Verwechslung der Zeichnungen bei der Fertigung oder der Zuführung zu Lieferanten kommt. „Alles in allem sparen wir damit enorm viel Zeit, Kosten und Fehler ein“, sagt Simon abschließend.
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