Zu praktisch jeder Maschine gehört ein Schaltschrank – und in einer sehr hohen Zahl der Fälle ist dieser Schrank von Rittal. Das Unternehmen bietet eine Vielzahl von Schränken und Gehäusen sowie eine breite Palette von Zusatzprodukten – vom Klimagerät über Stromschienen bis zur Montageplatte, auf der die Steuerung und die Elektrische Ausstattung der Maschine aufgebaut wird, an. Außerdem entwickelt, fertigt und vertreibt Rittal die Maschinen, mit denen die Schaltschrankeinbauten gefertigt und montiert werden können – Stromschienen, Leitungsabschnitte oder gelaserte Montageplatten.
Viele dieser Produkte und Maschinen sind sehr lange im Programm und zudem jahrzehntelang im Einsatz. In dieser langen Zeit werden immer wieder Änderungen notwendig, beispielsweise treiben veränderte Marktanforderungen oder gesetzliche Änderungen Anpassungen an Konstruktionen und Stücklisten. Eine hohe Effizienz und Transparenz beim Abarbeiten dieser Änderungen ist wichtig, um konkurrenzfähig auf dem Markt zu sein.
Das zum Management dieser Änderungen genutzte System war über viele Jahre IBM Notes. In diesem Groupware-System waren Workflows angelegt, in denen die Änderungsanträge über alle relevanten Stationen geleitet wurden. Der Anlass, diesen Prozess vollständig zu digitalisieren, war die Abkündigung von IBM Notes zum 1. Juni 2024. Da die Software perspektivisch nicht mehr weiterentwickelt und gewartet wird, sollte eine andere Lösung zum Einsatz kommen. Dies bot außerdem die Chance, den Änderungsprozess zu aktualisieren und zu optimieren.
Erik Gilsdorf, Head of R&D Product & Master Data bei Rittal und Verantwortlicher für den Änderungsprozess, erläutert: „Der bisherige Änderungsprozess war lange Jahre im Einsatz, aber vor allem in den ersten Stadien sehr papierzentriert. Es wurden Worddateien ausgefüllt, gedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und weitergegeben. In einem bestimmten Stadium schließlich erfolgte eine manuelle Erfassung in Notes, dann mussten von Hand weitere Informationen wie die zugehörigen CAD- und Zeichnungsdaten hinzugefügt werden. Alles in allem ein fehleranfälliger und alles andere als durchgängiger Prozess. Immer wieder kam es vor, dass Anträge verschwanden und der Prozess zwei- oder dreimal neu gestartet werden musste.“
Ebenso für eine Ablösung des Systems sprach, dass die automatische E-Mail-Benachrichtigung des Prozesses nicht mehr funktionierte. Ursprünglich hatte IBM Notes auch als Mailsystem gedient und bei jedem Prozessschritt und der Weitergabe eines Änderungsantrags den jeweils Zuständigen per Mail benachrichtigt, dass eine neue Aufgabe vorliegt. Dieser Automatismus war seit dem Wechsel des Mailsystems auf Outlook außer Betrieb und die Benachrichtigungen mussten manuell erstellt und verschickt werden.
„Das System erforderte viel manuelles Doing“, verdeutlicht Gilsdorf. „Termine mussten manuell überwacht werden, die Weitergabe von einem zum nächsten Prozessschritt ebenso. Zudem hatte Notes keinerlei Schnittstellen nach außen, beispielsweise zu unserem PDM-System Autodesk Vault. Dokumente mussten von Hand in PDFs umgewandelt und im Prozess eingepflegt werden, Änderungen des Schriftkopfs aufgrund von Statuswechseln mussten nachgezogen werden. So war die wachsende Anzahl von Änderungsanträgen bei gleichzeitig dünner Personaldecke nicht mehr zu stemmen.“ Die Einführung eines neuen Systems war demnach unausweichlich.
In der Friedhelm Loh Group ist das Unternehmen Loh Services unter anderem für Aufbau und Betrieb der IT-Architektur der anderen Unternehmen zuständig. In Zusammenarbeit mit Loh Services begannen die Rittal Systemverantwortlichen, eine neue Lösung für das Änderungsmanagement zu suchen, dabei wurden in einer umfangreichen Auswahlphase die Lösungen verschiedener Hersteller verglichen und analysiert. Bald stellte sich Autodesk Fusion Manage als Favorit heraus – und natürlich klopften die Rittal Verantwortlichen dann beim Schwesterunternehmen Cideon an, das Platinum Partner von Autodesk ist.
Cideon konnte eine gleich in mehrfacher Hinsicht optimale Lösung anbieten: Cideon brachte die nötige Erfahrung für die erfolgreiche Einführung von Fusion Manage und Know-how im Bereich Prozessanpassung- und -optimierung mit. Außerdem kann Rittal die Software im Rahmen seines Enterprise-Lizenzvertrags mit Autodesk direkt nutzen. Darüber hinaus entwickelte Cideon zu der Zeit eine Schnittstelle zwischen dem PDM-System Vault und Fusion Manage, für die Rittal als Betakunde innerhalb der Firmengruppe dienen konnte – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Lesen Sie mehr über das Projekt zwischen Rittal und Cideon im Referenzbericht:
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